أودكس الإتصالات الإدارية (الصادر والوارد)

يعتبر نظام الاتصالات الإدارية Correspondence System أحد أهم الأنظمة العاملة في المنشآت الحكومية والشركات والمؤسسات الخاصة، والذي يتتبع دورة الحياة المستندية لأي معاملة. حيث يتم استلام المعاملة وتسجيلها وتوجيهها وتنفيذها بالشكل المطلوب. وبالتالي يعتبر نظام الاتصالات الإدارية أساس أي عملية تحول رقمي لأي جهة. وأتمتة هذا النظام وتوفيره بشكل قوي ومستقر يعني حصول تسريع في إجراءات العمل على المعاملات داخل الجهة.

 

ما هو نظام الإتصالات الإدارية

نظام أودكس للاتصالات الإدارية هو نظام الكتروني لإدارة المعاملات بكافة أنواعها، الداخلية، داخل إدارات وأقسام المؤسسة، الصادرة إلى الجهات الخارجية، والواردة من الجهات الخارجية، ومتابعة كافة الحركات التي تتم على المعاملات والاستعلام عنها إلى أن يتم إنهاؤها سواءً بالحفظ أو كصادر عام. كما يتيح النظام مجموعة من الاستعلامات وَالتقارير وَالإحصائيات التي تساعد في تسريع وَتسهيل وَمتابعة إنجاز العمل على كافة المستويات.

الجهات المستفيدة من النظام:

الجهات الحكومية، والشركات والمؤسسات الخاصة، اللجان، الجمعيات الخيرية، المستشفيات، المصانع، البنوك، وغيرها، حيث يُمَكِن النظام الجهات المستفيدة من متابعة العمل بشكل دقيق وبكل سهولة ويسر على جميع المستويات سواء كانت فروع أو إدارات أو أقسام أو حتى موظفين.

مزايا نظام الإتصالات الإدارية

إمكانية متابعة المعاملات بين الإدارات المختلفة داخل المؤسسة و أيضا معاملات المؤسسة مع الجهات الخارجية .
إمكانية تعيين أكثر من مستوى لسرية المعاملات .
إمكانية متابعة تاريخ المعاملة والى من ومتى أسندت.
إمكانية تعريف أنواع المعاملات.
إمكانية تعريف أنواع من الجهات التي يتم التعامل معها وجهات الاتصال الخارجية والداخلية.
إمكانية استعرضها حسب الموظف او النوع او القسم او الفرع او المنطقة.
إمكانية أرشفة المعلومات .
 

إمكانية إصدار العديد من التقارير مثل , تقرير بالمعاملات المتأخرة , تقرير بالمعاملات المسندة إلى موظف ما .... إلخ 
إمكانية البحث المتقدم باي بيان او معلومة داخل المعاملة.
إمكانية ارفاق عدد من المرفقات.
إجراء المسح الضوئي وتخزين أنواع الوثائق المختلفة المتعلقة بحركات وعمليات معينة. بالإضافة إلى القدرة على استرجاع وطباعة هذه الصور لاحقاً.
نسخ احتياطي للبيانات
 

إمكانية إنشاء هيكل تنظيمي آلي للمنشأة (الجهة وفروعها وإداراتها وأقسامها والموظفين)، مع إمكانية الربط مع نظام الموارد البشرية في حال وجوده داخل المؤسسة.
تسجيل بيانات المعاملات الواردة والصادرة والداخلية بواجهات بسيطة سهلة، مع إمكانية ضم الصور والمرفقات الالكترونية إلى المعاملة.
يستخدم النظام رقم وحيد للمعاملة على مستوى الجامعة بحيث تبدأ المعاملة وتنتهي بنفس الرقم.
إ

يوفر النظام آلية لإرسال تنبيهات للموظفين المعنيين بالمعاملة عند تنفيذ أي اجراء على المعاملة بعدة طرق للتنبيه (تنبيهات عن طريق النظام، البريد الالكتروني، رسائل SMS).
وجود ميزة التحذير التلقائي للمعاملات التي تجاوزت آخر موعد للتنفيذ ولم يتم إنهائها 
السهولة في تتبع خط سير المعاملة وما تم عليها من إجراءات من قبل الموظفين.
إمكانية إحالة المعاملات إلى إدارات داخلية.
إمكانية إحالة المعاملات إلى موظف داخل الإدارة.

إمكانية إعادة تنشيط المعاملة بعد اغلاقها واستكمال إجراءات جديدة عليها.
إمكانية تعامل النظام مع المعاملات ذات الطابع السري.
الاستعلامات بالطرق المختلفة والمتنوعة عن المعاملات الواردة أو الصادرة (بالموضوع -برقم المعاملة -تاريخها – بالإدارات).
استخراج وطباعة التقارير والاحصائيات المختلفة.
سهولة إدارة صلاحيات المستخدمين من خلال تحديد مجموعة من الصلاحيات الخاصة بكل مجموعة أو مجموعات النظام. 
إمكانية تحويل المعاملات المرسلة للموظف على بريده الإلكتروني إلى معاملة على النظام بشكل آلي بحيث يمكن للموظف استلام المعاملة وإنجازها عبر النظام.
استخدام الباركود في التعامل مع المعاملات
استخدام هوية المستخدم في الدليل النشط Active Directory للدخول الى النظام.

التوافق مع جميع شاشات الأجهزة الذكية.
نظام تفاعلي ذو صلاحيات وادوار مختلفة.
صفحة معلومات لكل مستخدم تحتوي اسمه وصورة العرص ومعلومات اخرى.
التكامل مع أنظمة أخرى من عائلة اودكس.
تحقيق الأهداف الاستراتيجية :
قابلية تطوير نظامك مع التطبيقات التي تطورها وتبينها شركة خبير من حين لأخر
بوابة يمكن ربطها بالنظام الداخلي للمنظمة.
ربط النظام بالمجال الالكتروني الخاص بك.
لا يتطلب أي تعلم لغات برمجية لتعديل.

قابلية التكامل مع الأنظمة الخارجية.
خاصية الدعم المباشر.
38 لغة وأكثر.
لك الحق في الاطلاع والاحتفاظ بنسخة من الكود كاملة والتعديل عليها.
إمكانية طباعة المعاملة بالبار كود.
إمكانية التكامل مع البريد الالكتروني ال اوفيس 365 او جوجل 
إمكانية إضافة متابعين للمعاملة.
إمكانية المراسلات عليها والتوجيه وكتابة الملاحظات.
نظام تفاعلي ذو صلاحيات وادوار مختلفة. للمنظمة.
ربط النظام بالمجال الالكتروني الخاص بك

يوفر النظام نوعين من التقارير: 
تقارير ثابتة: يتم توليدها آليا بتنسيقات مختلفة (PDF، Excel) بناءاً على محددات معينة يحددها المستخدم: 
تقرير المعاملات المغلقة
تقرير المعاملات المتأخرة
تقرير المعاملات الصادرة 
تقرير المعاملات الواردة 
تقرير الاحالات 
تقرير تسديد المعاملات
 
تقارير ديناميكية: وهي تقارير يتم بناءها بشكل ديناميكي حسب اختيار المستخدم للحقول التي يختارها وتشمل: 
المعاملات المتأخرة لكل موظف .
معدل المعاملات المنجزة (يومي، أسبوعي، شهري)

تاحة إمكانية تصنيف المعاملات حسب طبيعة عمل العميل مثل قرارات، تعاميم، معاملات طلبات توظيف.
توزيع صور من المعاملات على الادارات المختصة بشكل آلي عبر النظام أو البريد الإلكتروني.
يوفر النظام آلية سهلة لربط المعاملات مع بعضها من خلال علاقات التسديد والالحاق، ويضمن النظام استعراض المعاملة بكافة تفاصيلها أي المعاملة وجميع المعاملات المتعلقة أو المتصلة بها.